In veel organisaties blijven vertrouwenspersonen een onderbelichte rol spelen. Ze zijn vaak slechts namen in dikke personeelshandboeken of onzichtbare figuren die zelden persoonlijk worden ontmoet door het personeel. Dit kan een grote impact hebben op het comfort en de bereidheid van medewerkers om steun en advies te zoeken bij problemen op de werkvloer. Het is dus cruciaal om verandering te brengen in deze onzichtbaarheid.
Waarom is zichtbaarheid belangrijk?
De aanwezigheid en benaderbaarheid van vertrouwenspersonen kan een doorslaggevende factor zijn in hoe effectief zij kunnen functioneren binnen een organisatie. Medewerkers die weten wie hun vertrouwenspersonen zijn en hoe ze deze kunnen bereiken, zijn eerder geneigd om hulp te zoeken bij ongewenste omgangsvormen of andere werkgerelateerde kwesties. Dit draagt bij aan een veiligere, meer inclusieve werkomgeving.
Strategieën om de zichtbaarheid van de externe vertrouwenspersoon te vergroten:
- Communicatiekanalen optimaliseren: Zorg ervoor dat informatie over vertrouwenspersonen regelmatig wordt gecommuniceerd via alle beschikbare interne kanalen. Denk hierbij aan nieuwsbrieven, intranet, en posters in gemeenschappelijke ruimtes.
- Introductiesessies organiseren: Plan regelmatig sessies waarbij nieuwe en bestaande medewerkers persoonlijk kennis kunnen maken met hun vertrouwenspersonen. Dit kan tijdens de onboarding of als onderdeel van jaarlijkse teambijeenkomsten.
- Zichtbaarheid in dagelijkse processen: Integreer de vertrouwenspersonen actief in dagelijkse of wekelijkse processen, zoals reguliere check-ins bij teams of deelname aan bedrijfsbijeenkomsten.
- De vertrouwenspersoon als leidinggevenden vaker benoemen: De uitspraak “de deur staat altijd open” wordt vaak gebruikt, maar het is essentieel om te benadrukken dat dit specifiek geldt voor de deur van de externe vertrouwenspersoon. Veel mensen zijn terughoudend om vertrouwelijke zaken met een leidinggevende te bespreken. Door duidelijk te maken dat de externe vertrouwenspersoon altijd beschikbaar en benaderbaar is, wordt een veilige en discrete optie geboden voor medewerkers die behoefte hebben aan vertrouwelijke ondersteuning.
